Excel માં ડેટાબેઝની યોજના બનાવો
સૌ પ્રથમ, તમારે તમારા ડેટાબેઝના હેતુને ધ્યાનમાં રાખવું જોઈએ. તમે કયા પ્રકારની માહિતી સ્ટોર કરવા જઈ રહ્યા છો? તમે તેની આસપાસ જવા અને તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરો છો? ડિઝાઇન કરવાનું શરૂ કરતા પહેલા તમે શું પ્રાપ્ત કરવા માંગો છો તેનો સ્પષ્ટ ખ્યાલ રાખવો મહત્વપૂર્ણ છે. તમારો ડેટાબેઝ.
આયોજન શરૂ કરવા માટે, તમારે તમારા ઉદ્દેશ્યને વ્યાખ્યાયિત કરવું આવશ્યક છે. તમામ જરૂરી વિગતો જેમ કે ડેટા પ્રકાર, અપડેટ ફ્રીક્વન્સી, ચોક્કસ ક્વેરી વગેરેનો સમાવેશ કરવાનું યાદ રાખો. એકવાર તમને શું જોઈએ છે તેનો સ્પષ્ટ ખ્યાલ આવી જાય, પછી તમે તમારા ડેટાબેઝને વધુ અસરકારક રીતે ડિઝાઇન કરી શકો છો.
તમારું ડેટાબેઝ માળખું બનાવો
એકવાર તમે તમારા ઉદ્દેશ્ય વિશે સ્પષ્ટ થઈ જાઓ, પછી તમે તમારા ડેટાબેઝનું માળખું બનાવવાનું શરૂ કરી શકો છો. આ કરવા માટે, તમારે Excel માં નવી વર્કબુક ખોલવાની જરૂર પડશે. આગળ, તમારે કૉલમ અને પંક્તિઓ સ્થાપિત કરવી પડશે જે તમારો ડેટાબેઝ બનાવશે.
કૉલમ તમારા ડેટાબેઝના વિવિધ “ક્ષેત્રો”નું પ્રતિનિધિત્વ કરશે, જ્યારે પંક્તિઓ વિવિધ એન્ટ્રીઓનું પ્રતિનિધિત્વ કરશે. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે સંપર્ક ડેટાબેઝ બનાવી રહ્યા છો, તો તમારી પાસે નામ, સરનામું, ફોન નંબર વગેરે માટે કૉલમ હોઈ શકે છે, અને દરેક પંક્તિ વ્યક્તિગત સંપર્ક એન્ટ્રી હશે.
તમારા ડેટાબેઝમાં ડેટા દાખલ કરી રહ્યા છીએ
હવે જ્યારે તમારી પાસે તમારા ડેટાબેઝનું માળખું છે, તો તમે તમારો ડેટા દાખલ કરવાનું શરૂ કરી શકો છો. સામગ્રીને ફિટ કરવા માટે પંક્તિઓ અને કૉલમ્સનું કદ આપમેળે બદલાશે, અને તમે સમય બચાવવા માટે સ્વતઃપૂર્ણ સુવિધાનો ઉપયોગ કરી શકો છો.
તેનો ઉપયોગ કરવો ખૂબ જ ઉપયોગી છે 'શરતી ફોર્મેટ'તમારી જરૂરિયાતો પર આધાર રાખીને તમે ઉદાહરણ તરીકે વિવિધ રંગો મેળવી શકો છો.
Excel માં ક્વેરી બનાવી રહ્યા છીએ
એકવાર તમે તમારો તમામ ડેટા દાખલ કરી લો તે પછી, તમે ક્વેરી કરવા માટે તેનો ઉપયોગ કરવાનું શરૂ કરી શકો છો. અસંખ્ય બિલ્ટ-ઇન કાર્યોને આભારી એક્સેલમાં ક્વેરી કરવી સરળ છે.
ઉદાહરણ તરીકે, તમે ફંક્શનનો ઉપયોગ કરી શકો છો VLOOKUP તમારા ડેટાબેઝમાં ચોક્કસ ફીલ્ડમાં ચોક્કસ મૂલ્ય શોધવા માટે. તમે વધુ જટિલ પ્રશ્નો કરવા માટે વધુ અદ્યતન કાર્યોનો પણ ઉપયોગ કરી શકો છો.
તમારા ડેટાબેઝનું રક્ષણ
છેલ્લે, એ મહત્વનું છે કે તમે Excel માં સંગ્રહિત કરેલ ડેટાને સુરક્ષિત કરવાની ખાતરી કરો. આ ઘણી રીતે કરી શકાય છે, જેમાં પાસવર્ડ્સ અને વપરાશકર્તા પરવાનગીઓનો ઉપયોગ કરવો અને નિયમિતપણે તમારા ડેટાનો બેકઅપ લેવાનો સમાવેશ થાય છે.
હંમેશા તમારી માહિતીનો બેકઅપ લેવાનું યાદ રાખો. તમારા ડેટાબેઝ માટે એક્સેલનો ઉપયોગ કરવાથી તમને માહિતીની ભરપાઈ ન થઈ શકે તેવી ખોટ ટાળવા માટે સાવચેતી રાખવાથી મુક્તિ મળતી નથી.
Excel માં ડેટાબેઝ બનાવો તે મુશ્કેલ કાર્ય હોવું જરૂરી નથી. આ ટ્યુટોરીયલને અનુસરો અને તમે તમારા વ્યક્તિગત ડેટાબેઝને થોડા જ સમયમાં મેળવી શકશો. અમે આશા રાખીએ છીએ કે આ માર્ગદર્શિકા તમારા માટે ઉપયોગી છે. હેપી ડેટાબેઝ!
