માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ એ સ્પ્રેડશીટ સોફ્ટવેર છે જે વપરાશકર્તાઓને પંક્તિઓ અને કૉલમ દ્વારા વિભાજિત કોષોની સિસ્ટમનો ઉપયોગ કરીને ફોર્મ્યુલા સાથે ડેટાને ગોઠવવા, ફોર્મેટ કરવા અને ગણતરી કરવાની મંજૂરી આપે છે.
એક્સેલમાં ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિનો ખ્યાલ સમજો
એક્સેલમાં ડ્રોપડાઉન સૂચિ કેવી રીતે બનાવવી તે અંગેની વિગતોમાં જતાં પહેલાં, આપણે સૌપ્રથમ એક્સેલમાં ડ્રોપડાઉન સૂચિ શું છે તે સારી રીતે સમજવાની જરૂર છે. ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ, જેને ચેકબોક્સ તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે પસંદગી અથવા ડ્રોપડાઉન મેનુ, એક એક્સેલ સુવિધા છે જે વપરાશકર્તાઓને પૂર્વવ્યાખ્યાયિત સૂચિમાંથી મૂલ્ય પસંદ કરવાની મંજૂરી આપે છે.
આ ઘણી પરિસ્થિતિઓમાં ઉપયોગી છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે મેન્યુઅલી ડેટા દાખલ કરી રહ્યાં છો અને ત્યાં અમુક મૂલ્યો છે જે સામાન્ય છે અને વારંવાર પુનરાવર્તિત થાય છે, તો તમે ડેટા એન્ટ્રી પ્રક્રિયાને ઝડપી બનાવવા માટે તે મૂલ્યો માટે ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ બનાવી શકો છો.
ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ માટે ડેટા તૈયાર કરી રહ્યાં છીએ
એક્સેલમાં ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ બનાવવાનું પ્રથમ પગલું એ છે કે તમે સૂચિમાં દેખાવા માંગો છો તે ડેટા તૈયાર કરો. આ સૂચિમાં નામો, શહેરો, નંબરો અથવા તમને જોઈતી અન્ય કોઈપણ વસ્તુની સૂચિમાંથી કંઈપણ શામેલ હોઈ શકે છે.
ડ્રોપડાઉન સૂચિ માટે ડેટા તૈયાર કરવાના પગલાં અહીં છે:
- એક્સેલ ખોલો અને નવી સ્પ્રેડશીટ બનાવો અથવા હાલની સ્પ્રેડશીટનો ઉપયોગ કરો.
- ખાલી કૉલમ અથવા પંક્તિમાં, તમે ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિમાં દેખાવા માગો છો તે ડેટા લખો. દરેક એન્ટ્રી અલગ સેલમાં હોવી જોઈએ.
તમે બધો ડેટા દાખલ કરી લો તે પછી, તમે તેને પસંદ કરી શકો છો અને ઉપલા ડાબા ખૂણામાં નામ બોક્સ દ્વારા નામ આપી શકો છો.
ડ્રોપડાઉન સૂચિ બનાવી રહ્યા છીએ
એકવાર તમે તમારી તૈયારી કરી લો માહિતી અને તમે તેમને એ nombre, અમે ડ્રોપડાઉન સૂચિ બનાવવાની પ્રક્રિયા શરૂ કરી શકીએ છીએ:
- તમે જ્યાં ડ્રોપડાઉન સૂચિ રાખવા માંગો છો તે સેલ પસંદ કરો.
- મુખ્ય મેનુ બારમાં 'ડેટા' ટેબ પર ક્લિક કરો.
- 'ડેટા ટૂલ્સ' ગ્રુપમાં, 'ડેટા વેલિડેશન' પર ક્લિક કરો.
તમને હવે 'ડેટા વેલિડેશન' વિન્ડો રજૂ કરવામાં આવશે જ્યાં તમે પસંદ કરેલ કોષ માટેના નિયમોને ગોઠવી શકો છો.
ડેટા માન્યતા નિયમો રૂપરેખાંકિત કરી રહ્યા છીએ
એક્સેલમાં ડ્રોપડાઉન સૂચિ બનાવવાનું છેલ્લું પગલું ડેટા માન્યતા નિયમોને ગોઠવવાનું છે:
- 'ડેટા વેલિડેશન' વિન્ડોમાં, 'સેટિંગ્સ' ટેબ પર ક્લિક કરો.
- 'મંજૂરી આપો' હેડિંગ હેઠળ, ડ્રોપડાઉનમાંથી 'સૂચિ' પસંદ કરો.
- 'ઓરિજિન' ફીલ્ડમાં, તમે તમારો ડેટા આપેલ નામ ટાઈપ કરો અને 'ઓકે' ક્લિક કરો.
આ બિંદુએ, તમારી પાસે હોવું જોઈએ એક્સેલમાં ડ્રોપ ડાઉન સૂચિ જે દાખલ કરેલ ડેટાને પ્રતિબિંબિત કરે છે. તમે જે સેલમાં તમે ડ્રોપડાઉન સૂચિને ગોઠવી છે તેને પસંદ કરીને અને તીરને ક્લિક કરીને તમે તેનું પરીક્ષણ કરી શકો છો.
તમારી ડ્રોપડાઉન સૂચિનો ઉપયોગ કરીને અને તેમાં ફેરફાર કરો
તમારી ડ્રોપડાઉન સૂચિ પહેલેથી જ બનાવેલ છે, તમે તેનો ઉપયોગ ફક્ત સૂચિ સાથેના કોઈપણ સેલને પસંદ કરીને અને એન્ટ્રી પસંદ કરીને કરી શકો છો. સૂચિને સંશોધિત કરવા અથવા માન્યતા ડેટા બદલવા માટે, ફક્ત પહેલાનાં પગલાંઓનું પુનરાવર્તન કરો.
યાદ રાખો કે એક્સેલમાં ડ્રોપ-ડાઉન લિસ્ટ એ સમય બચાવવાનું સાધન છે જે ડેટા એન્ટ્રીની કાર્યક્ષમતા અને ચોકસાઈને સુધારે છે. તે એક આવશ્યક કૌશલ્ય છે જે બધા એક્સેલ વપરાશકર્તાઓને જાણવું જોઈએ.